Falta de planejamento e discernimento para identificar o senso de urgência nas tarefas faz com que se perca o bom aproveitamento das horas
Um dos bens mais importantes para qualquer indivíduo hoje em dia é o tempo. Com a rotina cheia de afazeres na vida profissional e pessoal e prazo cada vez mais curto para a execução das tarefas no trabalho, é importante saber otimizar o tempo para cumprir a agenda e ainda ter horas vagas para investir em si mesmo.
"O trabalho consome a maior parte do dia de uma pessoa comum. Saber identificar o tipo de cada tarefa garante satisfação ao fim do dia e horas livres para realizar atividades culturais e esportivas, seja com a família ou com os amigos. Todos precisam ter um tempo de descanso. Caso contrário, a produtividade passa a ser prejudicada", diz a coach Ada Maria de Assis e Silva.
Desde a infância o papel de gerenciar o tempo é importante. Para a especialista, ter horário para acordar, fazer as refeições, as tarefas escolares e para se divertir são fundamentais para o desenvolvimento de um adulto que vai produzir bem.
É pensando neste tema que a coach promove um curso que ensinará as melhores formas para aproveitar o tempo. O objetivo do curso é modificar as crenças pessoais sobre a administração do tempo e fornecer ferramentas que possibilitem geri-lo de forma eficaz e analisar e modificar os comportamentos e atitudes que geram a perda de tempo.
Entre as dicas estão: se planejar com antecedência, estabelecer e manter uma lista de prioridades, agrupar as tarefas em função das capacidades requeridas, manter-se a par dos processos e delegar o máximo de tarefas possíveis.
"Saber dizer não, prometer menos e realizar mais e programar atividades de descanso são fundamentais. Em primeiro lugar, a mente precisa estar bem para fazer o planejamento das ações", explica.
Na opinião da coach, os principais "ladrões do tempo" são interrupções de terceiros, uso indevido de telefone, reuniões (previstas ou não), deixar as tarefas para mais tarde, a desordem e a burocracia, a comunicação ineficaz, a má utilização do e-mail e a falta de disciplina pessoal com as tarefas diárias sejam pessoais ou profissionais, além da falta de foco nas atividades prioritárias.
"Fazer um cronograma diário, priorizando as tarefas mais importantes é fundamental. O que não conseguir ser feito vira prioridade no dia seguinte. Em caso de imprevistos, eles devem ser resolvidos, mas sem gastar tempo além do necessário com eles", orienta.
A coach mostra duas leis de estudiosos do tema que mostram que a maior parte do tempo é gasta com atividades secundárias. A lei de Pareto (Regra 80/20), desenvolvida pelo economista italiano Vilfredo Pareto, mostra que 80% das conclusões vem de 20% de uma entrevista, 80% do êxito obtido no nosso trabalho vem de 20% das ações que executamos e 80% dos nossos resultados vem de 20% do nosso tempo de trabalho diário.
O resto do tempo é gasto muitas vezes com imprevistos, situações de urgência, interrupções, correções, entre outras situações. Essa lei pode ser aplicada para descobrir o que realmente dá resultados na empresa e decidir o que fazer em primeiro lugar, mantendo o foco nas tarefas de maior rentabilidade.
A "Lei do Trabalho Interrompido" diz que quanto mais o trabalho é interrompido, mais se perde rentabilidade e o somatório do tempo empregado em uma tarefa que interrompemos, é mais elevado do que o tempo gasto em uma tarefa desenvolvida de forma contínua.
"Uma ferramenta essencial para gerir o tempo é a agenda. Através dela pode-se programar um conjunto de ações previstas para o dia: por isso ela é uma ótima maneira de lembrar, flexionar e priorizar as metas no trabalho. Não podemos aumentar o número de horas de um dia, portanto não gerimos o tempo, mas sim nossos hábitos e ações ao longo do dia. O processo de coaching alcança melhora neste desempenho, pois busca desenvolver novas competências e comportamentos nas pessoas", completa.
Para verificar a sua capacidade de gerir o tempo, reflita sobre os seguintes aspectos:
É fácil cumprir tudo aquilo que quer ou precisa durante o dia?
Durante todo o dia, você passa tranquilamente de uma atividade para a próxima? É fácil determinar quanto tempo vai levar cada atividade?
Você escreve uma lista de tarefas a serem resolvidas no dia?
Estabelece prioridades?
Você sabe dizer "não"?
Descreva um dia normal de trabalho.
Como você pode saber quais atividades é uma prioridade?
O que tem de acontecer para que determinadas atividades não acabem na lista de coisas urgentes e importantes?
O que você mais gosta de fazer de todos os assuntos que são de sua competência?
Você sabe delegar?
É capaz de dar a você mesmo o apoio que você precisa?
O que o faz para alcançar determinado objetivo? Quando, onde e como?
Curso de Gerenciamento do tempo
Data: 7/11/2008
Horário:' das 8h30 às 18h30
Local: CCAA Lake Center – Avenida Nadima Dahma, 2045 – 1º andar
Informações: Officina do Coach Consultoria e Orientação Ltda
(17) 3234-6190/
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