O que tem de acontecer para que determinadas atividades não acabem na sua lista de coisas urgentes e importantes?

  O tempo é inflexível: passa e não se detêm, embora às vezes tenhamos a sensação oposta. Assim o tempo é o bem mais precioso que possuímos. No entanto, passamos a maior parte dele dedicando-nos a muitos problemas relativamente secundários, em vez de nos concentrar em poucas atividades, mas que sejam de vital importância. 

  A lei de Pareto (Regra 80/20) - desenvolvida pelo economista italiano Vilfredo Pareto através da sua investigação estatística diz  que 80% do êxito obtido no nosso trabalho vem de 20% das ações que executamos e que 80% dos nossos resultados vem de 20% do nosso tempo de trabalho diário. O resto do tempo é gasto muitas vezes com imprevistos, situações de urgência, interrupções, correções, entre outras situações. 

  Essa lei pode ser aplicada para descobrir o que realmente nos dá resultados na empresa e corretamente decidir o que fazer em primeiro lugar, mantendo o foco nas tarefas de maior rentabilidade. Além disso, a Lei do Trabalho Interrompido diz: quando interrompemos continuamente o nosso trabalho, ele perde rentabilidade e o somatório do tempo empregado em uma tarefa que interrompemos é mais elevado do que o tempo gasto em uma tarefa que desenvolvemos de forma contínua. No entanto, a maior parte do tempo e de energia é desperdiçada porque faltam metas, planejamento, definição de prioridades e visão. Uma gestão eficaz de nosso tempo irá abrir caminhos para obter uma melhor visão das atividades e prioridades, ter mais tempo livre para a criatividade, dominar, reduzir e evitar o stress e atingir de forma coerente e sistemática os objetivos programados.

  A capacidade de gerir bem o tempo é uma habilidade que as empresas cada vez valorizam mais em seus colaboradores, já que este fator melhora a produtividade e a competitividade da organização. O primeiro passo para melhorar a sua gestão é identificar os fatores que podem ser chamados de “ladrões de tempo”. 

  Os “ladrões de tempo” são: interrupções, uso indevido de internet e telefone, reuniões - previstas ou não, deixar as coisas para mais tarde, a desordem e a burocracia, a comunicação ineficaz, a má utilização de e-mails e redes sociais e a falta de disciplina pessoal. Estabelecendo um sistema de monitoramento do tempo no trabalho diário, podemos aprender a identificar e eliminar os fatores que nos fazem perder tempo e desenvolver seu controle eficaz. 

  E então surge a pergunta: Como se pode gerir o tempo de maneira eficaz? Para gerir bem o tempo você pode aplicar um conjunto de princípios básicos como planejar com antecedência; estabelecer e manter uma lista de prioridades; tarefas urgentes e importantes;  tarefas de minúcias; prometer menos e realizar mais; delegar tudo o que puder e estabelecer parâmetros para dizer “não”. 

  Não podemos aumentar o número de horas de um dia, portanto não gerimos o tempo, mas sim nossos hábitos e ações ao longo do dia. O processo de Coaching alcança melhora neste desempenho, pois busca desenvolver novas competências e comportamentos nas pessoas. 

  Por último, em uma cultura de Coaching sugere-se ao liderado responder a algumas questões, para ajudá-lo a identificar seu desempenho durante suas horas de trabalho sendo uma das principais: 

  O que tem de acontecer para que determinadas atividades não acabem na sua lista de coisas urgentes e importantes?

“O tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que seja gerido, nada mais pode ser gerido.” Peter Drucker.

ADA MARIA DE ASSIS E SILVA Coach Executiva - São José do  Rio Preto